Кейс: как мы провели самодиагностику и вернули 40% прибыли за 1 месяц

На собственном примере разобрали CRM, цены и операционку и увидели, почему при живой работе маржа составляет −1% — и что конкретно возвращает деньги в бизнес.

Быстрый старт обычно выглядит красиво: первые клиенты, первые проекты, команда в работе, CRM заполняется, встречи появляются.

Но у такого роста есть обратная сторона. Пока все заняты исполнением, экономика начинает течь в мелочах: лишние действия не оплачиваются, нагрузка команды скачет, старые цены не выдерживают реальности, а сделки зависают в статусе «потом вернемся».

Формально все нормально. Проекты идут, клиенты платят, менеджеры загружены.

А в конце месяца денег почти не остается.

Так мы пришли к главному вопросу: почему работы становится больше, а прибыли почти нет? И решили провести на себе тот же разбор, который делаем для клиентов. Цифры на старте были такие:

На поверхности все работает на максимум

Со стороны CRM направление выглядело здоровым. Компании в работе. Звонки идут. Встречи назначаются. Статусы двигаются.

Не было понятно только одно: где именно съедается экономика. В цене? В выплатах? В лишних звонках? В длинных хвостах дозвонов? В ручной операционке? В собственной воронке продаж?

CRM на этот вопрос не отвечала.

CRM показывала активность. Но не показывала экономику

До анализа было видно только верхний слой: сколько компаний в работе, сколько звонков сделано, сколько встреч назначено.

Мы добавили к CRM данные по выплатам менеджерам и посчитали стоимость каждого действия. Не «в среднем по больнице», а по конкретному человеку, периоду и проекту.

Так стало понятно, где aiWarmUp зарабатывает, а где просто оплачивает ручную работу без маржи.

Дальше — четыре находки. Ни одна из них не выглядела катастрофой отдельно. Но вместе они превратили 455 000 ₽ выручки в −5 611 ₽ прибыли.

1Делали больше, чем было продано

Почти в каждом проекте фактический объем оказывался выше договорного: больше компаний, больше попыток, больше звонков.

В одном проекте команда обработала на 55% больше компаний, чем было в пакете. В другом — более чем в 2 раза больше. Попыток дозвона — почти вдвое больше договорных.

Дополнительной выручки все это не приносило. Ноль. Зато увеличивало нагрузку команды и съедало экономику каждого проекта.

Цена бесплатной переработки — 70 100 ₽ прибыли.

Хороший сервис закончился там, где началась бесплатная работа.

2Один и тот же оклад может стоить по‑разному

В модели была норма звонков. Но фактически менеджеры выполняли ее неравномерно: кто-то шел близко к плану, у кого-то выработка проседала почти вдвое.

Зарплата фиксированная. Выработка плавает. Себестоимость прыгает

При фиксированном окладе это напрямую влияет на себестоимость. Меньше звонков за тот же оклад — дороже каждая попытка.

Важный момент: себестоимость росла не потому, что люди «дорогие», а потому что мощность использовалась нестабильно. Это не вопрос к команде. Это вопрос к настройкам системы: норме, контролю и видимости по деньгам.

3Некоторые тарифы только казались прибыльными

Когда мы посчитали проекты по фактическим действиям, стало видно: часть пакетов оставляет слишком маленький запас между выручкой и затратами — 5–21%.

Это не было проблемой качества или результата. Просто модель ценообразования не полностью учитывала работу вокруг проекта: контроль, коммуникацию, ручные действия и сопровождение.

После разбора стало понятно, какие пакеты можно масштабировать в текущем виде, а какие нужно обновить, чтобы направление росло устойчиво.

Цена должна учитывать не только основной объем, но и операционку вокруг результата.

4«Потом вернемся» оказалось самым дорогим статусом в CRM

За три месяца собственный прозвон дал: 2 654 попытки, 417 дозвонов, 30 встреч, 51 сделку в воронке, 10 оплат. CAC получился 13 536 ₽ на клиента.

Но главный инсайт был не в самом CAC.

Главный инсайт — в 41 зависшей сделке. Деньги на привлечение уже потрачены: звонки, база, премии. А выручка еще не получена.

Зависшая сделка — это не «потом». Это уже оплаченный лид, который не стал выручкой.

Сколько стоит каждое управленческое решение

Диагностика показала: дело не в «надо улучшать процессы» — необходимо предпринять конкретные шаги. И у каждого шага есть свой вклад в маржу.

Мы собрали мостик от факта к целевой модели:

Решение было не в одной «волшебной автоматизации». Каждое управленческое действие просто получило цену. Не «стало лучше», а конкретный вклад в маржу, который можно проверить.

Прибыль раскрывается на повторных проектах

Когда мы посчитали CAC, стало видно: первый проект в основном окупает привлечение клиента.

А вот повторные проекты работают иначе: CAC уже не платится заново, команда понимает контекст клиента, а экономика становится заметно устойчивее.

Поэтому продление — не «допродажа потом», а часть модели с самого начала.

Если продление не встроено в процесс, компания каждый месяц заново покупает себе клиентов с нуля.

Система управления экономикой

Из разбора получился не список правок, а система из шести блоков.

Модель держится не на разовом анализе, а на ежемесячном контроле четырех параметров. Это и есть разница между «сделали аудит» и «управляем маржой».

Вместо вывода

CRM отлично показывает активность. Но активность — это не деньги.

Деньги живут в стыках: между договором и фактом, между окладом и выработкой, между ценой и операционкой вокруг результата, между «сделка в воронке» и «сделка оплачена». Пока эти стыки не посчитаны, бизнес может много работать и почти ничего не зарабатывать. Формально все нормально, но прибыли нет.

Мы прошли этот разбор на себе: связали CRM, выплаты и фактические действия — и за месяц вернули направлению 40% прибыли в модели вместо −1% по факту.